Digitale Transformation“ – klingt für Dich nach einem 5-Millionen-Euro-Projekt, für das Dein Verein weder Zeit noch Geld hat? Als Mitgründerin des Wurzelwerk Lausitz e.V. (einer freien Schule) kenne ich dieses Gefühl. Wir starteten 2019 mit einer Idee, null Euro Budget und einer Handvoll hochmotivierter Ehrenamtlicher.
Heute nutzen wir digitale Tools für die Projektsteuerung, die Elternkommunikation und die interne Organisation.
Hier sind 5 Lektionen, die ich gelernt habe und die nichts mit Geld, aber alles mit Haltung zu tun haben.
Der häufigste Fehler: Ein Verein kauft eine teure Software (z.B. ein CRM-System), weil man „das jetzt so macht und es effizient ist“. Nach 6 Monaten nutzt es niemand, weil es nicht zur Realität der Engagierten passt. Mein Learning: Klär zuerst den Prozess. Wie wollt ihr kommunizieren? Erst wenn der Prozess steht, sucht ihr das schlankste Tool, das diesen Prozess unterstützt – nicht umgekehrt.
Lektion 2: Der „Reason Why“ schlägt das Budget
Im Ehrenamt kannst Du niemanden „anweisen“. Menschen nutzen ein neues digitales Tool nur, wenn sie den Sinn dahinter fühlen. Mein Learning: Investier 80% der Zeit in die Kommunikation des „Warum“. Nicht: „Wir nutzen jetzt Trello.“ Sondern: „Wir nutzen diese digitale Pinnwand, damit wir aufhören können, uns 50 E-Mails pro Abend zu schicken, und mehr Zeit für die Kinder haben.“
Lektion 3: „Gut genug“ ist das neue „Perfekt“
Gemeinnützige Einrichtungen haben keine IT-Abteilung. Wir sind auf „Try and Error“ angewiesen. Mein Learning: Förder eine Kultur, in der Fehler erlaubt sind. Eine 80%-Lösung, die sofort hilft (z.B. eine simple Nextcloud-Ordnerstruktur), ist besser als eine 100%-Lösung, die nie fertig wird. Pragmatismus schlägt Perfektionismus. Und verzeiht einander 😉
Lektion 4: Such keine „Eierlegende Wollmilchsau“
Such nicht das eine Tool, das alles kann. Es gibt es nicht (schon gar nicht kostenlos!). Mein Learning: Setz auf spezialisierte, oft kostenlose Open-Source-Tools, die eines richtig gut können. Ein Tool für Chat, ein Tool für Dateien, ein Tool für Aufgaben. Das ist flexibler und günstiger. Oft gibt es auf Plattformen und Stiftungsseiten sogar günstige Konditionen für diverse IT-Anwendungen für gemeinnützige Organisationen kostenlos.
Lektion 5: Digitalkompetenz ist Team-Sache
Oft treibt einer („der IT-Mensch“) die Digitalisierung, und wenn der geht, bricht alles zusammen. Mein Learning: Digitalkompetenz muss demokratisiert werden. Schul das Team. Dokumentier Passwörter und Prozesse zentral (Wissensmanagement!). Die digitale Transformation ist kein Technik-Thema, es ist ein Organisationsentwicklungs-Thema.
Du stehst vor einer ähnlichen Herausforderung in Deinem Verein oder Deiner Stiftung? Als erfahrene Gründerin begleite ich Dich auf diesem Weg. Lass uns sprechen.